Le logiciel Asana porte le nom d’une posture de yoga, ce qui en dit assez long sur le confort et l’agrément que l’éditeur entend apporter à ses utilisateurs. Asana, dans le monde de l’entreprise, se concentre sur la gestion de projets. Il aide les équipes à organiser, à suivre et à gérer leur travail plus efficacement. « En réalité, précise Bastien Siebman, CTO de iDO, qui distribue Asana sur le marché suisse, l’outil va bien au-delà de la simple gestion de projet. Il permet de gérer tout le travail au sein de l’entreprise, depuis les tâches individuelles, très précises, jusqu’aux objectifs plus globaux. »

Avec Asana, il est possible de créer des tâches et de les assigner aux collaborateurs en y ajoutant des dates d’échéance, des priorités, des descriptions et des pièces jointes. Les équipes peuvent alors avancer sur les chantiers ainsi ouverts, les compéter et utiliser des fonctionnalités de discussion intégrées pour communiquer sur le travail en cours.

Pour assurer le suivi de ces tâches, Asana propose des tableaux de bord et des diagrammes de Gantt avec lesquels les équipes visualisent leur progrès, repèrent les éventuels blocages et s’assurent que les projets tiennent les délais.

« Dans Asana, poursuit Bastien Siebman, tous les éléments liés au travail sont connectés les uns ou les autres dans une sorte de large écosystème, qui se développe comme une pyramide.  Les tâches individuelles se rangent tout en bas. Au fur et à mesure que l’on remonte dans la pyramide, les projets viennent se fondre dans des portefeuilles de projets qui viennent à leur tour se caler dans les objectifs de l’entreprise. C’est pour cette raison, pour cette vue à 360°, que je préfère parler de gestion du travail, dans une acceptation plus large. Par rapport à d’autres outils similaires, Asana évite que des silos se forment entre différents pôles ou différents services. »

Les fonctionnalités d’Asana permettent aux personnes en charge des projets de planifier des jalons, de créer des dépendances entre les tâches et de gérer les ressources pour obéir aussi aux considérations budgétaires.

L’autre intérêt d’Asana est de pouvoir s’intégrer à des applications comme Slack, Google Drive, Dropbox, ou encore Microsoft Teams. Ses utilisateurs se retrouvent ainsi en mesure de centraliser leur travail et de le mener à bien avec des outils qu’ils maîtrisent déjà.

« Asana est très flexible, reprend Bastien Siebman, sans être spécifique à une verticale donnée. Quel que soit le type de projet, ou sa taille, il y a toujours une manière de s’organiser et d’avoir une vue extrêmement synthétique sur ce qui doit être accompli, sur ce qui est urgent ou ce qui ne l’est pas. Beaucoup de nos clients ont d’ailleurs limité les créations de postes car Asana leur apportait beaucoup plus qu’ils ne pouvaient l’imaginer en termes d’organisation, ou de solutions spécifiques comme par exemple la partie CRM ».

Starter et Advanced sont les deux principales licences proposées par Asana. Advanced coûte par exemple 25 francs par utilisateur et par mois, sur lesquels viennent se greffer l’implémentation de l’outil et la formation des collaborateurs réalisée dans le cadre d’ateliers.