Die Software Asana ist nach einer Yogahaltung benannt, was viel über den Komfort und die Annehmlichkeiten aussagt, die der Softwarehersteller seinen Nutzern bieten will. Asana konzentriert sich in der Unternehmenswelt auf das Projektmanagement. Es hilft Teams, ihre Arbeit effizienter zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten. Bastien Siebman, CTO von iDO, der Asana auf dem Schweizer Markt vertreibt, erklärt: „In Wirklichkeit geht das Tool weit über das einfache Projektmanagement hinaus. Es ermöglicht die Verwaltung der gesamten Arbeit innerhalb des Unternehmens, von einzelnen, sehr genauen Aufgaben bis hin zu globaleren Zielen.“

Mit Asana ist es möglich, Aufgaben zu erstellen und sie Mitarbeitern zuzuweisen, indem man Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Beschreibungen und Anhänge hinzufügt. Die Teams können dann auf den so eröffneten Baustellen voranschreiten, sie ergänzen und integrierte Diskussionsfunktionen nutzen, um über die laufende Arbeit zu kommunizieren.

Um diese Aufgaben zu verfolgen, bietet Asana Dashboards und Gantt-Diagramme, mit denen die Teams ihre Fortschritte visualisieren, mögliche Blockaden aufspüren und sicherstellen können, dass die Projekte im Zeitplan bleiben.

In Asana“, fährt Bastien Siebman fort, “sind alle arbeitsbezogenen Elemente miteinander in einer Art breitem Ökosystem verbunden, das sich wie eine Pyramide entwickelt. Die einzelnen Aufgaben ordnen sich ganz unten an. Je weiter man in der Pyramide nach oben kommt, desto mehr Projekte fügen sich zu Projektportfolios zusammen, die sich wiederum in die Unternehmensziele einkeilen. Aus diesem Grund, wegen dieser 360°-Sicht, ziehe ich es vor, in einer breiteren Akzeptanz von Arbeitsmanagement zu sprechen. Im Vergleich zu anderen ähnlichen Tools verhindert Asana, dass sich Silos zwischen verschiedenen Polen oder Abteilungen bilden.“

Die Funktionen von Asana ermöglichen es den Projektverantwortlichen, Meilensteine zu planen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu schaffen und Ressourcen zu verwalten, um auch Budgeterwägungen zu gehorchen.

Ein weiterer Vorteil von Asana ist, dass es sich in Anwendungen wie Slack, Google Drive, Dropbox und Microsoft Teams integrieren lässt. So können die Nutzer ihre Arbeit zentralisieren und mit den Tools erledigen, die sie bereits kennen.

Asana ist sehr flexibel“, sagt Bastien Siebman, “ohne vertikal spezifisch zu sein. Unabhängig von der Art oder Grösse des Projekts gibt es immer eine Möglichkeit, sich zu organisieren und einen extrem komprimierten Überblick darüber zu erhalten, was erledigt werden muss, was dringend ist und was nicht. Viele unserer Kunden haben nur wenige neue Stellen geschaffen, weil Asana ihnen mehr bietet, als sie sich in Bezug auf die Organisation oder die spezifischen Lösungen wie zum Beispiel den CRM-Teil vorstellen konnten.

Starter und Advanced sind die beiden Hauptlizenzen, die Asana anbietet. Advanced kostet beispielsweise 25 Franken pro Benutzer und Monat, dazu kommen die Implementierung des Tools und die Schulung der Mitarbeitenden in Workshops.